Posiedzenie rozpoczęło się o godzinie 10:00 w którym udział wzięli:
Michał Dymek - prezes zarządu,
Zdzisław Okólski - wice prezes,
Grzegorz Drozdowski - sekretarz,
Jerzy Troko - Skarbnik oraz osoby zaproszone.
W trakcie posiedzenia członkowie zarządu ROD omówili najważniejsze sprawy, a mianowicie sprawy dotyczące właściwego utrzymania i eksploatacji rowu melioracyjnego od strony ul. Hutniczej, którego właścicielem jest Urząd Miasta w Gdyni, a zadania w sprawie jego właściwego utrzymania powierzone zostały Zarządowi Dróg i Zieleni w Gdyni. Mając na uwadze przeprowadzone przez Urząd w latach poprzednich inwestycje (budowa drogi Hutniczej, budowa wiaduktu) zakłóciły system odprowadzenia wód opadowych z terenu ogrodu. Wobec powyższego podczas posiedzenia został powołany zespół do podjęcia rozmów z właścicielem rowu o przywróceniu do stanu pierwotnego rowu melioracyjnego oraz pokrycie kosztów ponoszonych przez ogród działkowy w zakresie funkcjonowania pomp tłoczących wodę z jednego rowu do drugiego. Natomiast w przypadku rowu od strony PKP Zarząd ROD w 2018 r. złożył zawiadomienie w sprawie zaniedbań prowadzonych przez właściciela rowu melioracyjnego do Dyrekcji Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej w Gdańsku PGW Wody Polskie. Również w tej sprawie zarząd będzie interweniować do organu sprawującego nadzór o wypowiedzenie się na jakim etapie jest postępowanie.
Ponadto zarząd poruszył zagadnienia dotyczące przystąpienia ogrodu działkowego do programu finansowo - księgowego DGCS. Ze względu na fakt, że obecny księgowy złożył rezygnację poszukujemy najlepszych i najprostszych rozwiązań dla ogrodu.
Ponadto omówione zostały sprawy bieżące ogrodu.
Posiedzenie zakończyło się sporządzeniem Uchwał oraz podpisaniem przez członków zarządu protokołu z posiedzenia.
W dniu 26 stycznia 2019 r. na terenie ROD im. Władysława Sikorskiego odbyło się drugie Posiedzenie Zarządu, któremu przewodniczył Prezes Zarządu Michał Dymek. W posiedzeniu udział wzięli w-ce Prezes Zarządu, Sekretarz i Skarbnik. Członkowie Zarządu ROD jednogłośnie przyjęli porządek posiedzenia, a Prezes Zarządu na podstawie frekwencji stwierdził prawomocnosć posiedzenia.
Na początku posiedzenia Zarząd jednogłośnie przyjął uchwałę nr 8/2019 w sprawie podwyższonej opłaty ogrodowej związanej z zarządzaniem ROD im. Władysława Sikorskiego w Gdyni, gdzie wysokość wpisowego dla nowych działkowców w roku nabycia prawa do działki wynosić będzie 710,17 zł na którą składają się wydatki inwestycyjne w kwocie 494,17 zł oraz opłata ogrodowa w kwocie 210,00 zł oraz składka członkowska w kwocie 6,00 zł.
Następnie Prezes Zarządu przedstawił Członkom Zarządu projekt inwestycji ogrodowych przewidzianych na lata 2019-2023. Projekt dotyczył takich inwestycji jak zakup kontenera biurowego, melioracji ogrodu (w pierwszym roku inwestycją objęte zostaną najbardziej podatne działki na zalewanie wodami opadowymi od strony PKP, a w następnych latach sukcesywnie melioracją objęty zostannie cały ogród). Ponadto w omawianym projekcie nie zabrało inwestycji związanej z monitoringiem ogrodu, budową kompostownika oraz zakupem spalinowego rozdrabniacza ogrodowego, który zostanie dofinansowany z Urzędu Miasta w Gdyni w 60 % poniesionych kosztów zakupu - po spełnieniu wymogów formalnych zgodnych z Uchwałą Nr XX/492/16 Rady Miasta w Gdyni z dnia 20 kwietnia 2016 r. W ślad za przedstawionymi propozycjami inwestycyjnymi na terenie ogrodu będą szły podwyższone opłaty od dzierżawionej działki w tym zakresie. Ostateczny kształ kosztów inwestycyjnych zostanie przedstawiony przed Walnym Zebranie.
Sekretarz przedstawił zagadnienia dotyczące przystąpienia do projektu Budżetu Obywatelskiego w 2019 roku, a mianowicie wymiana oświetlenia na przejściu dla pieszych, budowa wyniesień na przejściu dla pieszych (dla poprawy bezpieczeństwa pieszych) przy ulicy Hutniczej oraz budowa ścieżki rowerowej od wiaduktu (Rumia) do przejazdu kolejowego (w kierunku Gdyni) - należy pamiętać, że Zarząd nie może zgłosić projektu tylko obywatele Dzielnicy Cisowej. Zdaniem Sekretarza projekt zostanie opracowany na dniach przez osobę zamieszkałą z Dzielnicy Cisowej i udostępniony działkowcom z Dzielnicy Cisowej (lista poparcia wymaga 25 obywateli). Ponadto Sekretarz omówił propozycję wzięcia udziału w konkursie "Przyjazna dzielnica" którego tematem przewodnim byłby Festyn z okazji Dnia Dziecka z Seniorami dla mieszkańców dzielnicy Cisowej na terenie Rodzinnego Ogrodu Działkowego.
Ostanie punkty posiedzenia dotyczyły przygotowań do Walnego Zebrania sprawozdawczo-wyborczego w ROD w 2019 r. (przewidzianego na 13 kwietnia). Do którego Zarząd obowiązany jest przygotować wzory dokumentów tj. sprawozdań, preliminarzy finasowych, planu pracy, uchwał oraz pozostałych dokumentów.
Ponadto Członkowie Zarządu omówili stan bieżących zagadnień w ogrodzie.
16 lutego 2019 r. na terenie ROD im. Władysława Sikorskiego odbyło się trzecie Posiedzenie Zarządu ROD, któremu przewodniczyła Pani Kazimiera Pogonowska Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej. Ponadto w posiedzeniu udział wzięli w-ce Prezes Zarządu, Sekretarz, Skarbnik, Księgowy. Członkowie Zarządu ROD jednogłośnie przyjęli porządek posiedzenia, a Prezes Zarządu na podstawie frekwencji stwierdził prawomocnosć posiedzenia.
Na początku posiedzenia Pani Kazimiera Pogonowska przedstawiła protokół z przeprowadzonej kontroli Zarządu ROD. Komisja Rewizyjna dokonała m.in. sprawdzenia zgodności bilansów aktywów z sumą bilansów pasywów, ponadto dokonał sprawdzenia zgodności salda poszczególnych kont bankowych z sumami bilansu zamknięcia na koniec 31.12.2018 r. Zgodności stanu gotówki w kasie wykazanym w bilansie jest zgodna z raportem kasowym i stanem wynikającycm z inwentaryzacji gotówki na koniec roku kalendarzowego. Kontrolująca dokonała sprawdzenia prawidłowości naliczenia istniejących w ROD Funduszy Statutowego, Rozwoju i Oświatowego. Komisja Rewizyjna ROD nie stwierdziła nieprawidłowości oraz uchybień w pracy Zarządu ROD. Postanowiła uznać pracę zarządu ROD za prawidłową i zgodną z obowiązującymi przepisami prawa.
Następnie Prezes Zarządu poinformował Członków Zarządu o pozytywnym rozpatrzeniu przez PZD Okręg Pomorski w Gdańsku złożonego wniosku o przystąpieniu do programu finansowo-księgowego DGCS PZD. W powyższym zakresie została podpisana stosowna umowa. Jednocześnie Pan Michał Dymek poinformował, że po udostępnieniu programu zostaną przeszkolone osoby w celu obsługi programu DGCS PZD.
Ponadto Prezes Zarządu wraz z Księgowym przedstawili propozycje dokumentacji związanej z Walnym Zebraniem Sprawozdawczo-Wyborczym przewidzianym na 13 kwietnia 2019 r., a mianowicie plan pracy Zarządu, plan posiedzeń Zarządu, porządek obrad Walnego Zebrania, Regulamin Walnego Zebrania, projekty Uchwał, projekty sprawozdań z działaności Zarządu i wiele innych projektów.
W trakcie trwania posiedzenia członkowie posiedzenia omówili stan bieżących zagadnień w ogrodzie m.in. podjęto Uchwałę nr 10/2019 w sprawie wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej dot. nieuregulowania zadłużenia powstałego na rzecz ROD przez działkowca.
Posiedzenie zakończyło się sporządzeniem protokołu oraz jego podpisaniem przez członków Zarządu.
02 marca 2019 r. na terenie ROD im. Władysława Sikorskiego odbyło się czwarte Posiedzenie Zarządu, któremu przewodniczył Prezes Zarządu Michał Dymek. W posiedzeniu udział wzięli w-ce Prezes Zarządu, Sekretarz, Skarbnik oraz Księgowy. Członkowie Zarządu ROD jednogłośnie przyjęli porządek posiedzenia, a Prezes Zarządu na podstawie frekwencji stwierdził prawomocność posiedzenia.
Na początku posiedzenia Zarząd jednogłośnie przyjął uchwałę nr 11/2019 w sprawie w sprawie świadczeń pieniężnych i nagród wypłacanych z tytułu pełnienia funkcji w ROD.
Następnie przedstawiono propozycje opłat ogrodowych, które będą tematem dyskusji podczas Walnego Zebrania Sprawozdawczo-Wyborczego:
I. Opłat statutowych:
a) Składka członkowska PZD 6,00 zł,
b) Opłata ogrodowa (m2),
c) Opłata energetyczna,
d) Opłata za wywóz śmieci,
e) Opłata wodna,
II. Innych opłat:
a) Opłaty za zużycie energii elektrycznej wg wskazania licznika (kWh) zgodna z fakturą wystawioną przez dostawcę za dany okres rozliczeniowy,
b) Opłaty za zużycie wody wg wskazania wodomierza (m3) zgodna z fakturą wystawioną przez dostawcę za dany okres rozliczeniowy,
c) Opłaty manipulacyjne za odłączenie i podłączenie:
- do sieci elektrycznej: 20,00 zł,
- do sieci wodociągowej: 20,00 zł,
d) Opłata za nieudostępnienie do oplombowania licznika wody (za każde 10 m2 i każde następne rozpoczęte 10 m2 powierzchni działki), opłatę nalicza się od ceny 1 m3 wody,
e) Opłata za nieudostępnienie licznika wody do odczytu lub brak samo odczytu (za każde 10 m2 i każde następne rozpoczęte 10 m2 powierzchni działki), opłatę nalicza się od ceny 1 m3 wody,
f) wykaszania działki o powierzchni:
- do 300 m2 - opłata: 70,00 zł,
- powyżej 300 m2 - opłata: 120,00 zł.
Ponadto Prezes Zarządu poinformował, że będzie planował w 2019 r. organizować raz w miesiącu zbiórkę odpadów wielkogabarytowych dla działkowców.
Ostanie punkty posiedzenia dotyczyły podpisania umowy z firmą P.T.H.U. JAGAN w Rumi na wywóz śmieci z terenu ROD oraz zawarcia umowy ubezpieczenia OC dla nieruchomości należących do Ogrodu. Ponadto Prezes Zarządu omówił stan przygotowań do Walnego Zebrania rozdając przygotowane Zaproszenia członkom Zarządu, które będą rozdawane osobiście działkowcom. Omówiono również złożone wnioski działkowców, którzy nie udostępnili liczników prądu i wody podczas ich spisywania jak również nie dokonali samo odczytu. Mając na uwadze opisaną sytuację działkowców Zarząd postanowił odstąpić od naliczenia opłaty manipulacyjnej. Członkowie Zarządu podkreślili, odstąpienie od opłaty manipulacyjnej za nie podanie stanu licznika wody jest sytuacją jednorazową i nie będzie miała zastosowania w roku bieżącym ze względu na działanie programu finansowo- księgowy DGCS w którym raz podane informacje nie będą modyfikowane. Podczas posiedzenia stwierdzono zasadność otwierania bramy głownej od środy (06.03.2019 r.) w godzinach od 10.00 do 17.00 - o ile będą sprzyjały ku temu warunki atmosferyczne - brak podmokłej alejki. Osobą odpowiedzialną za bramę główną jest p. Jan Fiodorowicz Gospodarz Ogrodu. Na zakończenie omówiono stan bieżących zagadnień w ogrodzie.
Na tym posiedzenie zakończono.
W dniu 09.03.2019 r. na terenie ROD im. W. Sikorskiego w Gdyni obdyło się V posiedzenie Zarządu. W trakcie posiedzenia p. Michał Dymek - prezes Zarządu ROD przedstawił stan przygotowań do Walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego. Z przedstawionej dokumentacji wynika, że większość przygotowanych dokumentów jest na zaawansowanym etapie. Prezes Michał Dymek przedstawił istotne projekty uchwał, które będą omawiane podczas Walnego Zebrania.
W trakcie omawiania ww. tematu głos zabrał również p. Adam Szkoda, który przedstawił zagadnienia związane z przygotowaniem i wytworzeniem dokumentacji sprawozdawczo-finansowej za 2018 r. i za okres Kadencji. Nad przebiegiem przygotowań do Walnego Zebrania sprawozdawczo-wyborczego, czuwał p. Zdzisław Okólski v-ce prezes, który reagował na pojawiające się problemy w omawianych podczas posiedzenia dokumentach.
Ponadto Michał Dymek prezes Zarządu poinformował członków posiedzenia, że Zarząd ROD im. Władysława Sikorskiego w Gdyni zgłosił do Okręgu Pomorskiego w Gdańsku terminy Zebrania sprawozdawczo-wyborczego Ogrodu, a Okręg PZD w Gdańsku przydzielił do obsługi przedstawiciela Panią Leonardę Półgęsek, która dołoży wszelkich starań, aby pomóc Ogrodowi w przeprowadzeniu Walnego Zebrania oraz dokona sprawdzenia przygotowanych dokumentów pod względem formalno-prawnym. Pan Michał Dymek poinformował członków posiedzenia, że wywiesił plakaty na tablicach informacyjnych oraz przygotował zaproszenia, które będą przekazywane za pomocą Poczty Polskiej działkowcom.
Nie ulega wątpliwości, że najwięcej pracy w rękach Zarządu ROD w ostatnim czasie związanej jest z przygotowaniem Walnego Zebrania sprawozdawczo-wyborczego polegającej na przygotowaniu:
1. sprawozdania z działalności za 2018 r.,
2. sprawozdania finansowego za 2018 r.,
3. sprawozdania z działalności za okres kadencji 2015-2018,
4. planu pracy na 2019 r. oraz programu działania na okres kadencji 2019-2022,
5. preliminarza finansowego na 2019 r.,
6. uzgodnienia planowanego terminu Walnego Zebrania z Okręgiem PZD w Gdańsku,
7..zawiadomienia członków PZD w ROD o terminie, miejscu i porządku obrad Walnego Zebrania sprawozdawczo-wyborczego,
8. materiałów i projektów uchwał,
9. kalkulacji proponowanej wysokości opłat ogrodowych,
10. imiennej listy obecności uprawnionych do udziału w walnym zebraniu,
11.uzgodnienia terminu wyłożenia do wglądu działkowców materiałów sprawozdawczych przedstawianych na Walnym Zebraniu, (30.03.2019 r. i 06.04.2019 r. od godz. 10:00-15:00 działka nr 170),
12. wysłania zawiadomienia o Walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym.
W trakcie Posiedzenia Pan Zdzisław Okólski powrócił do zagadnień związanych melioracją Ogrodu, a mianowicie poinformował, że zorganizował spotkanie w II dekadzie marca br. z przedsiębiorcom prowadzącym działalność w zakresie melioracji. Ponadto omówione zostały koszty jakie musiałby ponieść Ogród, gdyby przystąpiono do realizacji ww. inwestycji w całym Ogrodzie, które na dzień posiedzenia są niepoliczalne. Do kosztów również zaliczyć trzeba pozwolenia wodno prawne, administracyjne oraz wykonanie projektu technicznego melioracji Ogrodu.
W trakcie posiedzenia omówiono kwestię rowu należącego do PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. w Gdyni. W tej sprawie członkowie Zarządu ROD zobowiązali Pana Grzegorz Drozdowski do nawiązania współpracy z Dyrekcją PKP w Gdyni w sprawie rowu melioracyjnego okalającego Ogród.
W trakcie posiedzenia ustalono również, że p. Michał Dymek wraz z p. Zdzisławem Okólskim w dniach 12-14 marca br. zasięgną informacji w Urzędzie Miasta w Gdyni w sprawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego związanego z terenem Ogrodu. Wizyta w Urzędzie podyktowana jest tym, że Urzędy Miast w całym kraju dokonują nowych projektów w zakresie studiów uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego. Znajomość kierunków zagospodarowania przestrzennego może ułatwić lub utrudnić rozwój Ogrodu.
Ponadto p. Michał Dymek przedstawił członkom Zarządu ROD otrzymany z Okręgu Pomorskiego w Gdańsku album 12 projektów budynków dla Zarządów ROD o powierzchni 25 m2 i 35 m2 w technologii murowanej i szkieletowej do zapewnienia miejsca pracy, przechowywania dokumentów i spotkań z działkowcami. Koszty związane z budową ww. obiektów w stanie surowym waha się od 80 do 150 tysięcy złotych.
W trakcie posiedzenia omówione zostały zagadnienia związane z bieżącym zużyciem energii elektrycznej przez działkowców. Zarząd ROD zamierza wprowadzić miesięczne odczyty liczników EE dla działek na których występuje największe zużycie energii elektrycznej. (przedkładanie wezwania do zapłaty za zużytą energię elektyryczną działkowcom w cylkach miesięcznych lub dwumiesięcznych). Zarząd podkreślił jednogłośnie, że wprowadzenie okresowych odczytów usprawni płatności działkowcom, ponieważ małe kwoty w ratach miesięcznych będą łatwiejsze do zapłaty niż duże w ratach półroczny lub rocznych. Wprowadzenie zmian podyktowane jest tym, że Zarząd ROD musi stać na straży zapewnienia ciągłość pokrycia rachunków za zużytą energię elektryczną z dostawcą prądu. Natomiast, gdy zabraknie na pokrycie bieżących rachunków za dostawę prądu - Zarząd będzie zmuszony wyłączać prąd.
W posiedzeniu Zarządu ROD uczestniczył p. Marek Hryciów – elektryk ogrodu, który został zobowiązany przez p. Zdzisława Okólskiego i p. Michała Dymek do sprawdzenia skrzynek elektrycznych po okresie zimowym oraz zbadania przyczyny powtarzających się awarii zgłaszanych przez działkowców (dot. tych samych skrzynek elektrycznych) na terenie Ogrodu. Członkowie Zarządu ROD jednoznacznie podkreślili, że zakres obowiązków elektryka ogrodu związany jest z prowadzeniem montażu, naprawy instalacji elektrycznej od trafostacji do skrzynek elektrycznych i wewnątrz skrzynek. Natomiast do zadań elektryka ogrodu nie należy usuwanie awarii w instalacji elektrycznej znajdującej się na terenie działki a mianowicie w altanach.
Na zakończenie Posiedzenia omówiono sprawy bieżące w zakresie prac gospodarza ogrodu na najbliższy okres. Pan Michał Dymek – Prezes Zarządu ROD przypomniał członkom Zarządu o zbliżającym się terminie przygotowania wystąpienia pokontrolnego do PZD Okręgu Pomorskiego w Gdańsku, którego termin mija w dniu 30 marca br. Pan Michał Dymek podziękował wszystkim członkom Zarządu za sumienne wykonywanie obowiązków.
W dniu 16 marca br. na terenie ROD odbyło się 6 Posiedzenie Zarządu ROD w trakcie, którego na początku ponownie członkowie Zarządu omówili sprawy związane z przygotowaniem do Walnego Zebrania Sprawozdawczo-Wyborczego. Z przeanalizowanych dokumentów wynika, że Zarząd ROD jest w pełni przygotowany do Walnego Zebrania. Na dzień 27.03.2019 r. dokumentację będzie opiniować p. Leonarda Półgęsek, która zwróci uwagę na ewentualne niedociągnięcia.
Kolejnym punktem posiedzenia było omówienie przez członków Zarządu ROD w składzie p. Zdzisław Okólski, p. Michał Dymek i p. Adam Szkoda zagadnień związanych z bieżącym zużyciem prądu elektrycznego przez działkowców. Po długiej rozmowie członkowie Zarządu ROD wypracowali ustalenia, że w bieżącym roku działki na których działkowcy przebywają najwięcej, a tym samym zużywają najwięcej prądu odczyty zużycia energii elektrycznej będą dokonywane w ciągu roku kilka krotnie. Ponadto członkowie Zarządu postanowili zakończyć do 12.04.2019 r. przypisywanie liczników energii elektrycznej do właściwej działki po zeszłorocznej modernizacji sieci elektrycznej. W celu sprawnego przypisania nowych liczników elektrycznych ustalono, że Prezes Zarządu zobowiązał się podołać temu zadaniu poprzez wstrzymanie dostawy prądu do działek nie przypisanych do nowych liczników elektrycznych. W tym celu opracował informację na tablicę ogłoszeń, że w dniach 25.03.2019 r. do 12.04.2019 r. działkowcy nie posiadają prądu na działce powinni zgłaszać się do Prezesa Zarządu ROD w godz. od 11.00 do 15.00 w celu jego podłączenia. Po zgłoszeniu przez Działkowca p. Michał dokona podłączenia do licznika energii elektrycznej jego opisania oraz odczytu zużycia energii. Wszystko po to by Zarząd ROD mógł przystąpić do właściwego naliczania działowcom rachunków za zużytą energię elektryczną oraz mógł zapewnić bieżące pokrycie faktury za zużytą energię elektryczną z dostawcą prądu.
Następny punkt posiedzenia omówiony został przez p. Zdzisława Okólski oraz p. Michała Dymek, którzy zreferowali spotkanie z przedsiębiorcom z siedzibą w Pruszczu Gdańskim prowadzącym działalność w zakresie melioracji do którego doszło w dniu 11.03.2019 r. na terenie Ogrodu. Przedsiębiorca poinformował, że przy podjęciu zlecenia wymagane będą dokumenty w sprawie pozwolenia na odprowadzanie wód z terenu Ogrodu do rowu melioracyjnego. Ponadto wymagany będzie projekt techniczny oraz analiza odwodnienia. Przedsiębiorca nie wskazał kosztów wykonania melioracji jakie Ogród musiałby ponieść przy przeprowadzeniu tego typu inwestycji. Z pewnością inwestycja pochłonie kilkaset tysięcy złotych. Przedsiębiorca poinformował również, że korzystne rozwiązanie mogłaby przyśnięć opaska brzegowa położona wokół ogrodu, która uniemożliwiałaby przenikanie wód powierzchniowych i gruntowych z wyżej położonych terenów Gdyni (od ulicy Morskiej poprzez zajezdnię Szybkiej Kolej Miejskiej w Gdyni SKM).
Ponadto członkowie Zarządu ROD zasięgnęli informacji w dniu 13.03.2019 r. w Urzędzie Miasta w Gdyni w sprawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego związanego z terenem Ogrodu. Z otrzymanych informacji wynika, że Urząd Miasta w Gdyni na dzień dzisiejszy nie posiada planu zagospodarowania przestrzennego dla terenu dzierżawionego pod Ogród. Natomiast z przekazanych informacji wynika, że tereny te są objęte studium planowania.
Następnym punktem było omówienie aktualnej sytuacji rowu melioracyjnego należącego do PLK Polskie Linie Kolejowe przez Sekretarza Ogrodu Grzegorza Drozdowskiego, który poinformował członków Zarządu, że w dniu 13.03.2019 r. przeprowadził rozmowę telefoniczną z p. Julianem Skrochockim Dyrektorem PLK Polskie Linie Kolejowe S.A. w Gdyni w sprawie rowu melioracyjnego wokół Rodzinnego Ogrodu Działkowego. W trakcie rozmowy Dyrektor poinformował, że spółka PLK Polskie Linie Kolejowe spotka się z Zarządem ROD w celu przeprowadzenia wizji lokalnej rowu melioracyjnego oraz udzieli wszelkiej pomocy aby rów melioracyjny nie stanowił zagrożenia dla Ogrodu.
W trakcie posiedzenia Grzegorz Drozdowski omówił również zakończone postępowanie w sprawie wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej w związku z zaleganiem w opłatach na rzecz Ogrodu. Sekretarz poinformował członków Zarządu, że działkowcy zostali wezwani do zapłaty powstałej zaległości w dniu 23.01.2019 r., które zostało poprzedzone stosowną Uchwałą. W związku z nieuregulowaniem przez dzierżawców do dnia 16.02.2019 r. powstałej zaległości na rzecz Ogrodu członkowie Zarządu zatwierdzili kolejną Uchwałę w dniu 16.02.2019 r. w sprawie wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej, która następnie została przekazana do zatwierdzenia przez PZD Okręg Pomorski w Gdańsku. W przypadku pozytywnego zatwierdzenia przez Okręg Pomorski w Gdańsku, Zarząd ROD wypowie umowę dzierżawy działkowej na koniec marca br.
W trakcie posiedzenia członkowie Zarządu ROD uchwalili następujące uchwały:
nr 12/2019 w sprawie wypłaty ryczałtu za używanie prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych przez Gospodarza Ogrodu ROD,
nr 13/2019 w sprawie uchylenia Uchwały nr 6/2018 z dnia 21.04.2018 r. Walnego Zebrania sprawozdawczego dotyczącego ilości godzin pracy na rzecz ogrodu świadczonej przez działkowców i ekwiwalentu za niewykonane prace w 2018 r.,
nr 14/2019 w sprawie uchylenia Uchwały nr 7/2018 z dnia 21.04.2018 r. Walnego Zebrania sprawozdawczego dotyczącego funkcjonowania sieci elektrycznej i sieci
w wodociągowej w ROD im. Władysława Sikorskiego oraz zasad rozliczania kosztów zużytej przez działkowców energii elektrycznej i wody,
nr 15/2019 w sprawie dokonania ze złomowanych 14 liczników elektrycznych
i zdjęcia z ewidencji środków trwałych ROD im. W. Sikorskiego w Gdyni,
nr 16/2019 w sprawie likwidacji uszkodzonego telefonu komórkowego
i zdjęcia z ewidencji środków trwałych ROD im. W. Sikorskiego w Gdyni.
Ostatnim punktem było omówienie spraw bieżących w zakresie prac Gospodarza Ogrodu na najbliższy okres. Ponadto członkowie Zarządu przygotowali projektu wystąpienia pokontrolnego do PZD Okręgu Pomorskiego w Gdańsku. Na zakończenie Prezes Zarządu podziękował wszystkim członkom Zarządu za sumienne wykonywanie obowiązków.
W dniu 30 marca br. na terenie ROD odbyło się VII Posiedzenie Zarządu ROD w trakcie, którego członkowie Zarządu ROD omówili proces przypisywania liczników energii elektrycznej po przeprowadzonej modernizacji sieci elektrycznej. Wprowadzone rozwiązania, a mianowicie odłączenia działek do jeszcze nieprzypisanych liczników EE okazały się skutecznym narzędziem szybkiego ich przypisania. Na dzień posiedzenia pozostało jeszcze około 40% nieopisanych liczników, które członkowie Zarządu sukcesywnie przypisują w zależności od zgłoszeń Działkowców. Pieczę nad powyższym zadaniem sprawują Michał Dymek Prezes Zarządu oraz Zdzisław Okólski Vice Prezes Zarządu ROD. Osoby odpowiedzialne za przypisywanie liczników stwierdziły, że Działkowcy nie czytają informacji na tablicy ogłoszeń oraz na stronie www.rodsikorskiego-gdynia.pl, czego skutkiem jest aroganckie zachowanie Działkowców na brak prądu na działce. Zarząd ROD będzie kontynuował w najbliższych dniach przypisywanie liczników. Ponadto wartości liczników odczytanych zostały przekazane do naliczenia opłaty za zużytą energię elektryczną p. Adamowi Szkoda – księgowemu ROD.
Kolejnym punktem Posiedzenia było omówienie spotkania p. Leonardą Półgęsek przedstawicielem PZD Pomorskiego Okręgu w Gdańsku, które odbyło się w dniu 27.03.2019 r. na terenie ROD. Przedstawiciel PZD OP w Gdańsku przeanalizowała dokumentację związaną z przygotowaniem do Walnego Zebrania Sprawozdawczo-Wyborczego, która była zgodna pod względem merytorycznym. W trakcie spotkania Michał Dymek, Zdzisław Okólski oraz Grzegorz Drozdowski mieli możliwość zadawania pytań w zakresie funkcjonowania ROD, przepisów prawnych czy prowadzenia postępowań egzekucyjnych oraz wypowiadania umów. Jednym z pytań było zagadnienie związane z utworzeniem dokumentacji związanej z Planem Zagospodarowania dla Rodzinnego Ogrodu Działkowego im. Władysława Sikorskiego w Gdyni. Na dzień dzisiejszy Zarząd ROD dysponuje dokumentacją wykonaną w 2014 r. przez firmę Paweł Gadejecki Pracownia Inżynierska „Support” wraz ze szkicem technicznym planu zagospodarowania całego Ogrodu na którym naniesione zostały granice ogrodu, granice działek wraz z ich powieszeniami. Na stanie ROD widnieje dokumentacja związana z instalacją wodną ogrodu tj. schematem technicznym na którym naniesiono rozprowadzenie rur w ogrodzie. Plan instalacji wodnej wymaga korekty, ponieważ dokumentacja nie odzwierciedla stanu faktycznego, albowiem wykonana był w latach 90-tych. Do powyższej dokumentacji należy sporządzić brakującą dokumentację sieci elektrycznej. Ponadto w dokumentacji brakuje informacji o sieci uzbrojenia terenu, słupach energetycznych, budynkach magazynowych, częściach wspólnych ogrodu i wykazach ewidencyjnych działek. Pani Leonarda poinformowała, że brakująca dokumentacja jest kosztowna, ale niezbędna w procesie dochodzenia roszczeń w przypadku odszkodowań prowadzonych podczas likwidacji Ogrodu. Zarząd ROD zwrócił uwagę, że punkt planu zagospodarowania przestrzennego był tematem prowadzonej kontroli przez PZD OP w Gdańsku w dniu 05.12.2018 r. Mając na uwadze wyjaśnienia przekazane przez przedstawiciela OP w Gdańsku, Zarząd ROD dołoży wszelkich starań, by wdrożyć procedurę stworzenia planu zagospodarowania, a wraz z nim plan zagospodarowania działek.
W trakcie Posiedzenia omówiono również spotkanie z dnia 27 marca br. z przedstawicielami Polskich Linii Kolejowych S.A., Zakład Linii Kolejowych w Gdyni (Pana Dariusza Szczepińskiego Naczelnika Sekcji Eksploatacji) na terenie nasypu kolejowego położonego w sąsiedztwie Ogrodu w Gdyni (ze strony ROD w spotkaniu udział wzięli: Michał Dymek, Zdzisław Okólski, Grzegorz Drozdowski). Celem spotkania było omówienie bieżącej sytuacji rowu melioracyjnego położonego w sąsiedztwie z ROD im. W. Sikorskiego w Gdyni, a mianowicie nieprawidłowe jego utrzymanie stanu technicznego – co skutkuje jego zamuleniem, porośnięciem przez krzewy i drzewa. Mając na uwadze, że Właścicielem ww. rowu są Polskie Linie Kolejowe S.A., Zakład Linii Kolejowych w Gdyni, Zarząd ROD wskazał, że utrzymania tego rowu we właściwej kondycji technicznej leży po stronie PLK ZLK w Gdyni. Wobec czego PLK ZLK w Gdyni dokona odsłony rowu melioracyjnego poprzez wycięcie krzewów i drzew w wzdłuż skarpy i całego rowu melioracyjnego (wokół Ogrodu). Natomiast Zarząd ROD w Gdyni otrzyma pozwolenie utrzymania w czystości rowu melioracyjnego. Wobec powyższego Zarząd ROD zwróci się do Dyrekcji na piśmie z prośbą o podjęcie wspólnych wypracowanych ustaleń.
Ponadto Pan Michał Dymek wspólnie z p. Grzegorzem Drozdowskim zreferowali złożoną w dniu 23.03.2019 r. skargę przez Działkowca w sprawie żywopłotu nieodpowiadającego normą przewidzianym w Regulaminie PZD. W dniu 23.03.2019 r. członkowie Zarządu ROD przeprowadzili rozmowę dyscyplinującą z Działkowcem oraz zostało opracowane pismo w sprawie wezwania do przycięcia żywopłotu wraz z podaniem terminu wykonania realizacji wezwania. Działkowiec został również pouczony o możliwości wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej w przypadku niewykonania wezwania we wskazanym terminie w myśl art. 36 ust. 3 punkt 1 ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych z dnia 13 grudnia 2013 r. Ponadto podczas omawiania tematu skargi członkowie Zarządu ROD postanowili wdrożyć nowe zasady rozpatrywania wnoszonych skarg przez działkowców. Między innymi w celu uwiarygodnienia argumentacji Skarżącego członkowie Zarządu ROD będą dokonywać wywiadu u Skarżącego z którego sporządzana będzie dokumentacja, a w trakcie oględzin poddane zostanie właściwe korzystanie z działki przez Skarżącego w rozumieniu przepisów ustawy o rod i regulaminu PZD. W przypadku niewłaściwego korzystania z działki przez Skarżącego, Zarząd ROD będzie wydawał ustne upomnienia do wykonania zaleceń z pouczeniem o wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej. Następnie po przeprowadzonym wywiadzie u Skarżącego członkowie Zarządu będą dokonywać weryfikacji u Działkowca na którego złożono Skargę. W przypadku potwierdzenia przez Zarząd ROD niewłaściwego utrzymywania działki w należytym stanie lub nieprzestrzegania porządku ogrodowego w sposób określony w regulaminie, lub korzystania z terenu ogólnego i infrastruktury ogrodowej w sposób utrudniający korzystanie przez innych działkowców podjęte zostaną działania dyscyplinujące, upominawcze, a w konsekwencji wypowiedzenie umowy dzierżawy działkowej. W trakcie omawiania powyższego tematu członkowie omówili zagadnienie zaniedbanej działki, dla której zostało sporządzone pismo wzywające do wykoszenia wysuszonej trawy po zeszłorocznym sezonie wegetacyjnym oraz wycięcia dzikich krzewów.
W trakcie posiedzeniu członkowie Zarządu ROD uchwalili następujące uchwały o numerach:
17/2019/1 i 17/2019/2 w sprawie wezwania do przycięcia żywopłotu,
18/2019 w sprawie wezwania do wykoszenia suchej trawy po poprzednim sezonie wegetacyjnym oraz wycięcia dziko rosnących krzewów,
19/2019 w sprawie powołania biegłego rzeczoznawcy majątkowego do przeprowadzenia inwentaryzacji, wyceny nasadzeń, urządzeń i obiektów stanowiących własność dotychczasowych działkowców dla których zakończono postępowanie w sprawie wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej,
20/2019/1 i 20/2019/2 w sprawie wygaśnięcia członkostwa dla dotychczasowych działkowców (dotyczących wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej),
21/2019 w sprawie zakupu podgrzewacza wody „Warnik”.
Ostatnim punktem Posiedzenia było omówienie spraw bieżących w zakresie prac gospodarza ogrodu na najbliższy okres. Prezes Zarządu poinformował, również że Pomorski Okręg w Gdańsku zatwierdził zgodność podjętych uchwał i procedury przeprowadzonego postępowania w sprawie wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej przez Zarząd ROD dla Działkowców zalegających z opłatami na rzecz Ogrodu. Powyższe wypowiedzenie w dniu 28.03.2019 r. został przekazane za pośrednictwem Poczty Polskiej do dotychczasowych Działkowców.
Na zakończenie Posiedzenia Zarządu Pan Michał Dymek podziękował wszystkim Członkom Zarządu za sumienne wykonywanie obowiązków.
W dniu 27.04.2019 r. odbyło się VIII Posiedzenie Zarządu ROD. W Posiedzeniu uczestniczył p. Zdzisław Okólski, który przedstawił propozycję działania związanego z włączeniem wody na terenie Ogrodu. Pan Zdzisław przedstawił Członkom Zarządu schemat techniczny usytuowania zaworów na ogrodzie. Następnie poinformował członków zarządu w jakiej kolejności będą podłączane zawory – biorąc pod uwagę usytuowanie alejek oraz możliwości zakręcenia dopływu wody w przypadku jakiejkolwiek awarii. Ponadto p. Zdzisław Okólski przekazał wszystkim członkom Zarządu, aby monitorowali działki i alejki pod kątem niekontrolowanego wypływu wody. Podłączenie wody nastąpiło o godzinie 11.00.
W tym dniu osoby odpowiedzialne za to zadanie stwierdzili radykalną poprawę we frekwencji działkowców obecnych na działkach.
Oczywiście jak co roku nie obeszło się bez incydentów związanych z niekontrolowanym wypływem wody.
Kolejnym punktem Posiedzenia było omówienie przez p. Michała Dymka omówienie zagadnień związanych z plombowaniem liczników wody na działce. Do realizacji powyższego zadania poproszono p. Zdzisława Okólskiego Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej, p. Andrzeja Zapart – z-cę Prezesa oraz p. Michała Dymek – Prezesa ROD. Tym samym ustalono, że za spisywanie i plombowanie działek będą odpowiedzialne osoby:
od nr 1 do 93 będą plombowane przez p. Michał Dymek,
od nr 94 do 186 będą plombowane przez p. Zdzisława Okólskiego,
od nr 187 do 277 będą plombowane przez p. Andrzeja Zapart.
Powyższe zadanie będzie realizowane do czasu oplombowania wszystkich liczników wody. W przypadku nieudostępnienia licznika do oplombowania lub stwierdzenia wyrządzenia szkody ogrodowi poprzez zużycie wody poza opomiarowaniem poprzez brak licznika „wodomierza” nie dokręcone zawory lub niekontrolowany wyciek wody w nieprawidłowo podłączonej instalacji na terenie działki winę ponosi działkowiec z jednoczesnym poniesieniem kosztów w powstałych stratach wody.
Członkowie Zarządu ustalili, że wyżej wymienione osoby zostały również upoważnione do odczytu liczników energii elektrycznej.
Ostatnim punktem posiedzenia było omówienie spraw bieżących Ogrodu. Pan Grzegorz Drozdowski – Sekretarz Zarządu ROD poinformował, że w dniu 27.04.2019 r. będzie miała miejsce również wycena nasadzeń, urządzeń i obiektów znajdujących się na działce nr 151 dla której Zarząd ROD zakończył postępowanie w sprawie wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej. Przeprowadzona wycena przez rzeczoznawcę majątkowego zakończy się opracowaniem „Operatu szacunkowego”, który zostanie przedłożony Zarządowi ROD najpóźniej w dniu 11.05.2019 r. Koszt wykonania wyceny ustalony został na 450,00 zł netto.
W dniu 11 maja br. odbyło się IX Posiedzenie Zarządu ROD w trakcie którego Pan Michał Dymek Prezes Zarządu przedstawił członkom Zarządu treść zawartego w dniu 12.04.2019 r. porozumienia pomiędzy Urzędem Miasta w Gdyni a Okręgiem Pomorskim Polskiego Związku Działkowego w Gdańsku. Zawarte porozumienie jest dwustronna współpraca Stron mającą na celu zainicjowanie działań na rzecz tworzenia lokalnych warunków dla integracji społecznej i aktywizacji seniorów, promowanie działań na rzecz ochrony środowiska, tworzenie warunków dla rodzinnych form rekreacji i wypoczynku oraz promowanie działalności edukacyjnej na rzecz młodzieży. Ponadto z treści porozumienia wynika, że Urząd Miasta w Gdyni będzie dążył do wspierania Rodzinnych Ogrodów Działkowych w pozyskiwaniu środków na rzecz infrastruktury ogrodowej, w celu poprawy warunków korzystania z ROD przez działkowców oraz zwiększenie dostępu do nich społeczności lokalnych.
Kolejnym punktem było poinformowanie członków Zarządu przez Michała Dymek Pan Michał Dymek o przygotowaniu Umowy z PKO BP S.A, a ROD im. W. Sikorskiego w Gdyni na świadczenie usług w bankowości elektronicznej. Prawdopodobnie umowa zostanie przygotowana przez PKO BP S.A. w trzeciej dekadzie maja br.
W dalszej części Posiedzenia p. Michał Dymek przedstawił realizację zadania związanego z odczytem liczników wody ich plombowaniem oraz odczytem liczników energii elektrycznej. Z przekazanych informacji wynika, że na dzień Posiedzenia Zarządu ROD pozostaje do zrealizowania powyższego zadania jeszcze niespisanych i nie oplombowanych liczników EE i wody u około 60 działek.
Kolejnym punktem było przypomnienie przez Michał Dymek członkom Zarządu o piorytetowych zadaniach jakie czekają Ogród w najbliższym czasie m.in. o zrealizowaniu postanowień Walnego Zebrania w sprawie zakupu kontenera biurowego. Ponadto powołanie opiekunów sektorów Ogrodu, którzy sprawowaliby nadzór na przestrzeganiem porządku przez działkowców a w przypadku ich łamania zobowiązani będą do przekazywania informacji prezesowi lub vice prezesowi Zarządu ROD. W ramach obowiązków opiekuna wchodziłyby zadania związane z cyklicznym dokonywaniu odczytów energii elektrycznej i wody oraz przetwarzaniu zebranych danych.
Kolejnym zagadnieniem było omówienie i opracowanie druku umożliwiającego sprawne pozyskanie danych od działkowców. Głównie chodzi o dane w zakresie zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z wejściem przepisów RODO oraz danych niezbędnych do uzupełnienia systemu DGCS, który Zarząd ROD w najbliższym czasie postanawia uruchomić. W trakcie posiedzenia Michał Dymek poinformował, Grzegorza Drozdowskiego administratora strony o uaktualnieniu strony pod kątem wyrzucenia informacji nieaktualnych.
W trakcie Posiedzenia podjęto Uchwały w sprawie:
wyrażenia zgody na podpisanie umów dzierżaw działkowych z nowymi działkowcami,
nadania upoważnień do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych Rodzinnego Ogrodu Działkowego im. Władysława Sikorskiego w Gdyni przed PKO Bank Polski S.A. Oddział w Gdyni,
wykreślenia z ewidencji działek,
wezwania do uporządkowania dzierżawionych działek z jednoczesnym upomnieniem o zamiarze wypowiedzenia dzierżawy działkowej za naruszenie ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych i Regulaminu PZD ROD,
zakupu przewodu elektrycznego do instalacji elektrycznej,
udzielenia upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorach w ROD
i wyznaczenia koordynatoranadania upoważnień do odczytu,
ewidencji i oplombowania podliczników wody oraz odczytu i ewidencji podliczników energii elektrycznej,
zatwierdzenia umów przeniesienia prawa do działek – nowi działkowcy,
ustalenia przysługującego wynagrodzenia poprzednim dzierżawcom za nasadzenia, urządzenia i obiekty dla działki, dla której zostało przeprowadzone postępowanie o jej wypowiedzeniu,
zgłoszenia o zmianie pełnionej funkcji w Zarządzie ROD im. Sikorskiego w Gdyni,
ukonstytuowania się zarządu ROD,
przyjęcia w poczet członków Polskiego Związku Działkowców nowych działkowców.
Przygotowano umowy dzierżawy działkowej dla nowych działkowców (5 umowy).
Ostatnim punktem było mówienie spraw bieżących związanych z pracą Gospodarza Ogrodu.
W dniu 25 maja br. odbyło sie X Posiedzenie Zarządu ROD podczas, którego Pan Michał Dymek Prezes Zarządu przedstawił członkom Zarządu zagadnienia na najbliższy okres a zwłaszcza poprawa estetyki, wizerunku Ogrodu na działkach indywidualnych jak również całego Ogrodu. Pierwszym zagadnieniem z jakim Zarząd w najbliższym czasie ma zamiar się zmierzyć jest obsadzenie znaków drogowych ze wskazaniem miejsc dla osób niepełnosprawnych mieszczących się przed wjazdem do Ogrodu. Znaki drogowe zostały już zgromadzone pozostaje tylko ich osadzenie i umiejscowienie w odpowiednim miejscu. Częścią znaków drogowych będzie umiejscowienie znaku ograniczającego prędkości na terenie Ogrodu do 10 km/h.
Ponadto Michał Dymek informował członków Zarządu o rozpoczętej akcji wprowadzenia tabliczek z oznaczeniami sektorów Ogrod, gdzie w najbliższym czasie Zarząd będzie starał się je uruchomić. Kolejnym punktem było omówienie konserwacji bramy Ogrodowej oraz poprawienia napisów widniejących nad bramą wjazdową oraz posadowienie nowych tablic informacyjnych.
W dalszej części Posiedzenia członkowie zatwierdzili wzór opracowanej Deklaracji do pozyskiwania danych niezbędnych do uruchomienia programu DGCS. Ponadto pozyskane dane będą służyły do informowania działkowców drogą elektroniczną o terminie Walnego Zebrania. Natomiast po Posiedzeniu członkowie Zrządu będą roznosić pierwsze Deklaracje wśród działkowców.
Następnie Michał Dymek zwrócił się z poprośbą do członków Zarządu o przewiezienie płyt chodnikowych z jednej ze Spółdzielni Mieszkaniowych w Gdyni na teren Ogrodu. Niestety osoby biorące udział w transporcie płyt chodnikowych wrócili z pustymi rękoma – jak się okazało płyty zostały już zabrane przez innych nabywców.
W trakcie Posiedzenia podjęto Uchwały w sprawie:
przyjęcia w poczet członków Polskiego Związku Działkowców nowych działkowców,
wyrażenie zgody na zakup drukarki na potrzeby biura,
wyrażenia zgody na podpisanie umów dzierżaw działkowych z nowymi działkowcami,
w sprawie zatwierdzenia wzoru deklaracji dotyczącej pozyskiwania danych do prawidłowego funkcjonowania programu DGCS,
wyrażenie zgody zakupu kamizelek odblaskowych identyfikujących członków Zarządu ROD oraz członków Komisji Rewizyjnej ROD.
Ostatnim punktem było omówienie spraw bieżących związanych z pracą Gospodarza Ogrodu.
W dniu 29 czerwca br. odbyło sie XII Posiedzenie Zarządu ROD podczas, którego przeprowadzony został również przegląd działek. Posiedzenie otworzył p. Michał Dymek – prezes zarządu. Prezes Zarządu, który przywitał członków Zarządu biorących udział w posiedzeniu oraz przedstawił porządek posiedzenia.
Pan Grzegorz Drozdowski – Sekretarz Zarządu wraz z Panem Michałem Dymek - Prezes Zarządu ROD przedstawili wspólnie członkom komisji powołanych do przeglądu działek ważniejsze przepisy regulaminu ROD. Przegląd działek przeprowadzono w 4 Komisjach w następującym składzie:
I Komisja przeprowadzająca przegląd od działki nr 1 do 69 w składzie:
Michał Dymek – przewodniczący komisji,
Teresa Dymek – członek komisji,
Józef Wojciechowski – członek komisji,
II Komisja przeprowadzająca przegląd od działki nr 70 do 138 w składzie:
Zdzisław Okólski – przewodniczący komisji,
Dariusz Miotłowski – członek komisji,
Małgorzata Szulist – członek komisji,
III Komisja przeprowadzająca przegląd od działki nr 139 do 209 w składzie:
Grzegorz Drozdowski – przewodniczący komisji,
Krystian Kopyciński – członek komisji,
Mirosława Szulc – członek komisji,
IV Komisja przeprowadzająca przegląd od działki nr 210 do 277 w składzie:
Teresa Błachowiak – przewodnicząca komisji,
Urszula Bartyska – członek komisji,
Andrzej Zapart – członek komisji.
Ze względu na wnikliwe podejście, co do przeglądu działek, praca jednej Komisji prowadzona była do późnych godzin popołucniowych.
W dalszej części Posiedzenia Zarządu podjęto następujące Uchwały w sprawie:
- Przyjęcia w poczet PZD nowych członków działkowców,
- Wyrażenia zgody na podpisanie umów dzierżawy z nowymi działkowcami,
- Zatwierdzenia umów przeniesienia praw do działek: 63, 97, 140, 274.
Na koniec posiedzenia omówienie zostały sprawy spraw bieżące związane z pracą Gospodarza Ogrodu.
W dniu 13 lipca br. odbyło sie XIII Posiedzenie Zarządu ROD, które otworzył Michał Dymek- prezes Zarządu ROD. W trakcie posiedzenia p. Grzegorz Drozdowski – Sekretarz Zarządu ROD przedstawił członkom Zarządu protokół z przeglądu działek, który miał miejsce w dniu 29 czerwca br. Sekretarz poinformował członków Zarządu, że powołane Komisje uwzględniały nie tylko zagospodarowanie terenu na działce jak również teren przyległy za ogrodzeniem działki. W wyniku przeprowadzonego przeglądu wytypowano trzy działki, które nie spełniały warunków określonych w przepisach stowarzyszenia PZD – działki wpisywały się w definicję działek porzuconych, nieużytkowanych i niezagospodarowanych. Do powyższych działek zostały wystosowane wezwania o uporządkowanie oraz osobistego stawiennictwa na posiedzenie Zarządu. Ponadto Grzegorz Drozdowski poinformował członków Zarządu, że w wyniku przeglądu komisje stwierdziły około 232 przypadki zaniedbań i nieprzestrzegania zapisów Regulaminu ROD w odniesieniu do zagospodarowania działek – wystosowano tyle samo wezwań do działkowców w celu usunięcia zaleceń. Stwierdzane nieprawidłowości dotyczyły: nie przestrzegania estetycznego wyglądu altany, braku oznaczenia działki, braku oznaczenia granic działki, nie przestrzegania wysokości żywopłotu przy granicy z alejką lub pomiędzy działkami, nieestetycznym wyglądzie działki, braku utrzymania w czystości i estetycznym stanie alejki, braku posiadania kompostownika, nie przestrzeganiu wysokości drzew i krzewów owocowych, ozdobnych oraz wysokości ogrodzenia działki, parkowaniu pojazdów na terenie działki oraz braku przycinania, prześwietlania drzew i krzewów owocowych i ozdobnych.
W trakcie wypowiedzi odbyła się również ożywiona dyskusja w wyniku, której członkowie Zarządu stwierdzili, że opracowane wzory protokołów służący do dokumentowania oceny przeglądu działki należy zmodyfikować w taki sposób aby nie stwarzały problemów przy punktowaniu i ocenianiu działki. Prezes Zarządu zasugerował, że należy odejść od oceniania w myśl przyjętej zasady TAK / NIE ponieważ oceny nie są obiektywne.
Członkowie Zarządu stwierdzili również, że przyszłorocznym przeglądzie działek podtrzymane zostanie stanowisko zwracania uwagi na kompostowniki oraz ponadnormatywne drzewa i krzewy owocowe.
Sekretarz Zarządu ROD odczytał protokół z przeglądu działek, który został podpisany w obecności Prezesa ROD.
Kolejnym punktem jaki poruszył p. Grzegorz Drozdowski było przybliżenie członkom Zarządu tematyki związanej ze wsparciem działalności ROD, a mianowicie związanej z pozyskiwaniem sponsorów, którzy wyraziliby chęć przekazania gadżetów sponsorowanych Ogrodowi, a które następnie trafiłyby do rąk wyróżnionych działkowców. Sekretarz poinformował, że za pośrednictwem drogi elektronicznej przesłanych zostało około 20 pism z czego tylko 4 firmy podjęły pozytywne rozmowy.
W dalszej części Posiedzenia podjęto następujące Uchwały w sprawie:
1. Przyjęcia w poczet członków Polskiego Związku Działkowców nowych działkowców,
2. Wyrażenia zgody na podpisanie umów dzierżawy z nowymi działkowcami,
3. Zatwierdzenia umów przeniesienia praw do działek 36, 49.
4. Wyrażenie zgody na montaż rolet antywłamaniowych na kontenerze biurowym.
Na koniec Posiedzenia Prezes Zarządu ROD Michał Dymek omówił spraw bieżące związane z pracą Gospodarza Ogrodu, a mianowicie oczyszczaniem rowów z zanieczyszczeń, przeglądu pomp, dbaniu o porządek na terenie składowiska śmieci. Prezes Zarządu ROD wyraził również gorąca prośbę do wszystkich członków Zarządu o zaangażowanie się przy pracach na rzecz Ogrodu a mianowicie związanej z oznaczeniem alejek z osadzeniem znaków na terenie ogrodu, położeniem wykładziny w kontenerze biurowym oraz podłączeniem instalacji elektrycznej do kontenera biurowego. Realizację powyższch tematów podjeli p. Krystian Kopyciński, p. Grzegorz Drozdowski, którzy zaproponowali położenie wykładziny w kontenerze biurowym oraz zobowiązali się do zabezpieczenia dachu kontenera przed korozją. Natomiast p. Andrzej Zapart v-ce prezes Zarządu ROD wyraził chęć podłączenia kontenera biurowego do instalcji elektrycznej.
W dniu 27 lipca br. odbyło się XIV Posiedzenie Zarządu ROD otwarte przez p. Michała Dymek - prezesa Zarządu ROD, który przywitał członków Zarządu biorących udział w posiedzeniu oraz przedstawił porządek posiedzenia.
Pierwszym punktem posiedzenia było omówienie przez p. Michał Dymek członkom Zarządu informacji dotyczących poniesionych kosztów związanych z zakupem, wyposażeniem kontenera biurowego oraz monitoringiem. Prezes ROD poinformował, że zakończono prace w powyższym zakresie, a poniesione koszty przedstawiają się nastepująco w zakresie monitoringu i alarmu koszt jednostkowy wyniósł 8.328,43 złotych. Natomiast zakup kontenera biurowego i jego wyposarzenie wyniosło 37.826,60 zł. W sumie obie inwestycje wyniosły 46 155,03 zł. Ponadto Michał Dymek przypomniał p. Grzegorzowi Drozdowskiemu, przyjęciu zakupionych urządzeń na stan środków trwałych i przekazać do p. Gertrudy Barciszewskiej prowadzącej księgowość Ogrodu przy Okręgu Pomorskim w Gdańsku.
W dalszej części posiedzenia Michał Dymek omówił zagadnienie związane z czyszczeniem rowu od strony PKP, o którym zostali poinformowani działkowcy w dniu 18.07.2019 r. na tablicy ogłoszeń oraz za pośrednictwem strony internetowej. Z przekazanych informacji wynika, że na dzień trwania posiedzenia zgłosiła się jedna osoba, która wyraziła chęć udziału w powyższej akcji. Ponadto Michał Dymek wyraził chęć objęcia pieczy nad pracami związanymi w zakresie czyszczenia rowu wobec czego wydłużony został czas przyjmowania chętnych działkowców do prac na rzecz Ogrodu do dnia 31.08.2019 r.
W dalszej części Posiedzenia podjęto następujące Uchwały w sprawie:
1. Powołania Biegłego Rzeczoznawcy z Ośrodka Rzeczoznawstwa przy Stowarzyszeniu Elektryków Polskich Oddział w Gdańsku.
2. Powołania komisji do przeprowadzenia lustracji działki w sprawie złożonej skargi na okoliczność cyklicznego zalewania działki wodą.
W sprawach różnych Michał Dymek kolejny raz skierował słowa do członków Zarządu ROD o podejmowanie działań na rzecz Ogrodu. Prezes Zarządu ROD oczekuje od wszystkich członków równego zaangażowania w sprawy Stowarzyszenia min. wykonywania prac, które członkowie Zarządu ROD są w stanie wykonać samodzielnie bez większych nakładów finansowych oraz bez wykorzystania urządzeń technicznych jak choćby obsadzenie znaków informacyjnych na terenie Ogrodu. Ponadto Michał Dymek zwrócił szczególną uwagę na wymianę zaworów w instalacji hydraulicznej po zakończonym sezonie oraz zamotowaniu dodatkowego zamka w drzwiach wejściowych do kontenera biurowego. Dodatkowo w sprawach bieżących p. Grzegorz Drozdowski omówił członkom Zarządu ROD podjęte kroki w sprawie wezwania wykonawcy do usunięcia usterek powstałych po wymianie skrzynek elektrycznych w ramach biegnącej gwarancji.
10 sierpnia 2019 r. na terenie ROD im. Władysława Sikorskiego odbyło się XV Posiedzenie Zarządu ROD, które otworzył Michał Dymek prezes Zarządu ROD. W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji Rewizyjnej p. Zdzisław Okólski - przewodniczący, p. Kazimiera Pogonowska, p. Teresa Opuchlik, którzy przeprowadzili czynności kontrolne w zakresie zagadnień związanych ze zbadaniem działalności Zarządy ROD związanej z bilansem rodzinnego ogrodu działowego, realizacją preliminarza ROD, realizacją preliminarza Funduszu Oświatowego ROD, realizacją funduszu Rozwoju ROD, działalnością Zarządu ROD w zakresie zagospodarowania ogrodu i działek, w tym budownictwa ponadnormatywnego i zamieszkiwania, inwestycji i remontów prowadzonych w ROD, realizacji programu oświatowego, w tym szkolenie nowych członków PZD, a także zbadania czy Zarząd ROD wykonał postanowienie zawarte w art.33 ust.3 i ust.4 ustawy o ROD z 13 grudnia 2013 roku, dokonania zbadania przestrzegania RODO w ROD w okresie od 01.01.2019 r. do 31.07.2019 r. w ROD im. Władysława Sikorskiego w Gdyni.
W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych p. Zdzisław Okólski zwrócił szczególną uwagę na wykonanie podniesienia studzienki kontrolnej kolektora sanitarnego zlokalizowanego na terenie Ogrodu ROD tj. na działce 178 za pośrednictwem jednostki nadzorującej kolektor. Ponadto dokonanie po zakończonym sezonie wymiany zaworów zamykających dopływ wody do alejek Ogrodu oraz prowadzenia prac oczyszczania studzienki znajdującej się na terenie Ogrodu przez Gospodarza wraz z drugą osobą nadzorującą. Członkowie Komisji Rewizyjnej zwrócili uwagę na większe zaangażowanie wszystkich członków Zarządu ROD w sprawy Ogrodu. Zarząd ROD czeka na wyniki z przeprowadzonej kontroli.
W dniu 31 sierpnia br odbyło się XVI posiedzenie Zarządu ROD.
W trakcie posiedzenia omówiono tematy wykonania zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonej kontroli Komisji Rewizyjnej ROD a mianowicie podniesienia studzienki kolektora zlokalizowanej na działce 178. Z kolei realizacji wykonania zadania dot. wymiany zaworów zamykających dopływ wody do alejek Ogrodu ustalono termin wiosenny 2020 r. Podczas posiedzenia Michał Dymek zwrócił uwagę na sporządzenie przez Grzegorza Drozdowskiego dokumentacji finansowej w rozbiciu na poszczególne konta (opłaty Ogrodowe oraz wpisowe), składka członkowska, partycypacja, zarządzania ROD oraz wpłat związanych z opłatą energii elektrycznej i opłatą wodną.
W trakcie posiedzenia przedyskutowano propozycję przyjecia do realizacji wykonanie tabliczek z nazwami alejek Ogrodu oraz tabliczek z numerami porządkowymi działek. Przedstawione propozycje spotkały się z uznanie członków Zarządu w sprawie wdrożenia w życie przedstawionych propozycji. Za wykonanie powyższego zagadnienia będzie odpowiedzialna p. Teresę Opuchlik. Prezes Zarządu przedstawił pomysł aby na dzień 07.09.2019 r. doszło do czyszczenia rowu melioracyjnego od strony SKM Szybka Kolej Miejska w Trójmieście. Wobec czego na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń zostanie wywieszona informacja z apelem do działkowców o udział w prowadzonych pracach. Na zakończenie omówiono spraw bieżące związane z pracą Gospodarza Ogrodu
Przyjęto następujące Uchwały:
1. Wyrażenia zgody wykonania tabliczek z nazwami alejek Ogrodu,
2. Wyrażenia zgody wykonania tabliczek z numerami porządkowymi działek,
3. Wyrażenia zgody zakupu farelki na potrzeby funkcjonowania biura,
6. Wprowadzenia dyżurów członków Zarządu ROD,
7. Przyjęcia w poczet członków Polskiego Związku Działkowców nowych działkowców,
8. Wyrażenia zgody na podpisanie umów dzierżawy z nowymi działkowcami,
9. Zatwierdzenia umów przeniesienia praw do działek 2, 21, 191, 213, 252.
W dniu 21 września br. odbyło sie XVII posiedzenie Zarządu ROD. W trakcie posiedzenia omówiono tematy Grzegorz Drozdowski omówił zagadnienia związane z wynikami finansowymi Ogrodu oraz brakiem dokonanych wpłat przez Działkowców. W dalszej części posiedzenia rozmawiano o sposobie montażu wykonanych tabliczek z nazwami alejek Ogrodu oraz tabliczek z numerami porządkowymi działek. Omówiono sprawy związane z zamknięciem wody na terenie Ogrodu przewidzianej na dzień 31 października br. Również przeprowadzono dyskusję w zakresie zwiększenia montażu oświetlenia na terenie Ogrodu. Które miało by spełniać wymagania oświetlenia solarnego wykorzystującego odnawialne źródło energii. Dodatkowo oświetlenie było by zaopatrzone w czujki ruchu i zmierzchu. Ponadto omówiono zagadnienia związane z elektryfikacją m.in. wymiany transformatora oraz części sieci przewodów i kabli elektrycznych na terenie Ogrodu.
Omówiono zagadnienie oddtworzenia dokumentacji elektryfikacji Ogrodu schemat instalacji elektrycznej (sieci elektrycznej) oraz transformatora. Podczas posiedzenia Grzegorz Drozdowski poinformował, że dokumantacja Ogrodu nie zawiera protokołów z przeglądów okresowych instalacji elektrycznej. Wobec czego w najbliższym czasie przed Zarządem stoi nowe wyzwanie stworzenie nowej dokumentacji instalacji elektrycznej Ogrodu.
Omówiono spraw bieżące związane z pracą Gospodarza Ogrodu.
Podjęto nastepujące Uchwały:
1. Wygaśnięcia mandatu p. Józefa Wojciechowskiego będącego członkiem Zarządu ROD wchodzącego w skład organu PZD.
2. Przekazania wezwań do zapłaty zaległych opłat ogrodowych i opłat związanych z utrzymaniem działki na rzecz stowarzyszenia,
3. Ukonstytuowania się zarządu ROD im. Władysława Sikorskiego w Gdyni.
4. Przyjęcia w poczet członków Polskiego Związku Działkowców nowych działkowców,
5. Wyrażenia zgody na podpisanie umów dzierżawy z nowymi działkowcami,
6. Zatwierdzenia umów przeniesienia praw do działek 87, 212.
W dniu 28 września 2019 r. odbyło się XVIII posiedzenie Zarządu ROD, podczas którego przyjęto strategię związaną z wyłączeniem wody w sieci wodociągowej przewidziana na dzień 31.10.2019 r. Natomiast odczyty liczników będą dokonywane w dniach 9 i 16.11.2019 r. W dalszej cześci posiedzenia omówiono sprawy związane z wymianą przewodów elektrycznych od altan do skrzynek elektrycznych. Opracowano druk informacyjny na stronę internetową oraz tablice informacyjne. Mając na uwadze opinię Stowarzyszenia Elektryków Polskich Oddział w Gdańsku - rosnący pobór energii elektrycznej przez użytkowników działek w pełni uzasadnia zastosowanie jednolitego dla wszystkich działek zwiększonego przekroju przewodu zasilającego do 3 x 4 mm2. Wymiana przewodu zasalającego, a także wykonanie doprowadzenia przewodu pod ziemią oraz jego podłączenie do Altany będzie spoczywało na Działkowcu. Natomiast Zarząd ROD zobowiązany będzie do podłączenia przewodu do skrzynek energii elektrycznej.
W trakcie posiedzenia omówiono również zagadnienie, związane z brakiem podjęcia inicjatywy przez Działkowca - wstępnie ustalono, że Zarząd ROD nie będzie ponosił odpowiedzialności za powstałe szkody, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości ww. zakresie uzasadnionym będzie zablokowanie dostawy energii elektrycznej do działki.
Na posiedzeniu przybliżono tematy związane z wymianą lub regeneracją transformatora zasilającego Ogród w energię elektryczną wraz z wymianą przewodów i kabli elektrycznych na terenie Ogrodu. Na dzień posiedzenia Grzegorz Drozdowski oraz Michał Dymek prowadzą prace rozpoznawcze.
Podjęto nastepujące Uchwały:
1. Dokooptowania do składu organu PZD Panią Adrianę Wasilka,
2. Ukonstytuowania się zarządu ROD im. Władysława Sikorskiego w Gdyni,
W trakcie posiedzenia omówiono przez Michała Dymka strategię związaną z dokonaniem zakupu liczników wodomierzy dla wszystkich działkowców, którym kończy się termin legalizacji w 2019 r. Przeprowadzona burzliwa dyskusja jednoznacznie uchyliła pomysł zakupu wodomierzy. W dalszej części omówiono sprawy związane z modernizacją magazynu, który wymaga obicia jego zewnętrznych ścian płytą OSB lub profilowaną blach. Natomiast wewnętrzna część wymagała by zamontowania regałów oraz zainstalowania nowej instalacji elektrycznej. Rozeznanie w ww. zakresie miała dokonać p. Adriana Wasilka.
Podjęto dyskusję związaną z polityką śmieciową na ogrodzie. Prezes Zarządu ROD poinformował, że zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz gospodarką odpadową należy spodziewać się 100% podwyżki za wywóz śmieci. Wobec wprowadzenia zmian do umowy zwartej z przedsiębiorcą JAGAN na odbiór śmieci, p. Michał Dymek zobowiązał wszystkich członków zarządu o przeprowadzenie analizy na rynku lokalnym w sprawie zbadania przedsiębiorców o najkorzystniejszych ofertach na odbiór śmieci z terenu Ogrodowego. Ponadto prezes zobowiązał gospodarza do uprzątnięcia placu na którym składowane są śmieci oraz poinformował, że na okres zimowy wprowadzony zostanie całkowity zakaz wyrzucania śmieci przez działkowców, a na okres zimowy nie będzie prowadzony odbior śmieci.
Michał Dymek powrócił do tematu oświetlenia ogrodu, wykorzystując zgromadzone słupy do lamp, tym samym zastosowanie oświetlenia działającego na ruch i po zmierzchu. Rozmowa w sprawie oświetlenia z wykorzystaniem energi odnawialnej rozbudziła wyobraźnię członków Zarządu.
W dalszej części omówiono również możliwości zagospodarowania placu przed biurem ogrodu a także zamontowania zadaszenia przed biurem z poliwęglanu, zamontowaniu uszczelki do drzwi, drugiego zamka oraz stopnia przy wejściu do biura a także uszczelnieniem dachu środkiem zabezpieczającym przed zalewaniem wodami opadowymi. Zagadnieniem związanym z montażem drugiego zamka do drzwi miał zająć się mąż p. Adriany Wasilka wraz z członkiem zarządu Krystianem Kopycińskim.
Ponadto omówiono zakup pawilonu – namiotu w którym można było by organizować Walne Zebrania , Dni Działkowca oraz imprezy okolicznościowe.
Ponadto Grzegorz Drozdowski oraz Michał Dymek zreferowali ustalenia z X Okręgowego Zjazdu Delegatów PZD w Gdańsku.
W trakcie posiedzenia omówiono tematykę zadania dotyczące spisu liczników wodomierzy u działkowców oraz liczników elektrycznych. Ustalono, że na terenie ogrodu ww. zakresie zaangażowanych będzie 5 osób z pośród członków zarządu ROD wraz z numeracjami działek na których będą dokonywane odczyty, a mianowicie:
· Michała Dymek od działki nr 1 do 55,
· Krystian Kopyciński od działki 56 do 111,
· Adriana Wasilka od działki 112 do 167,
· Dariusz Miotłowski od działki 168 do 223,
· Andrzej Zapart od działki 224 do 277.
Ustalono, że spis liczników elektrycznych będzie prowadzony w okresie od 6 listopada br. do 16.11.2019 r. Ponadto działkowcy będą mieli możliwość przekazania samo odczytów za pośrednictwem e-mail ogrodowego, nr telefonów komórkowych lub wrzucając do skrzynek, które zostały wywieszone na dwóch bramach wyjściowych z Ogrodu. Ostateczny termin przekazania spisanych wartości zużycia wody mają zastać przekazane do koordynatora p. Michała Dymekek najpóźniej do dnia 12.11.2019 r.
Natomiast liczniki energii elektrycznej będą spisywane przez p. Michała Dymek na całym Ogrodzie, którego spis potrwa do dnia 12.11.2019 r.
W dalszej części posiedzenia omówiono zagadnienia corocznej inwentaryzacji na terenie Ogrodu. W tym celu Zarząd ROD powołał komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji, która ma zostać przeprowadzona w dniu 26 października br. W skład komisji inwentaryzacyjnej wejdą:
Krystian Kopyciński – przewodniczący komisji oraz,
Dariusz Miotłowski – członek komisji,
Adriana Wasilka – członek komisji,
Andrzej Zapart – członek komisji, a także
Jan Fiodorowicz osoba nie biorąca udziału w pracach komisji (pracownik gospodarczy).
W trakcie prowadzenia inwentaryzacji komisja również przeprowadzi wybrakowanie środków trwałych znajdujących się na terenie ogrodu. Z przeprowadzonych pracy komisji sporządzony zostanie protokół inwentaryzacyjny oraz protokół wybrakowania.
Na zakończenie omówiono sprawy bieżące związane z pracą gospodarza ogrodu.
Podjęto Uchwały:
Na posiedzeniu omówiono zagadnienia związane z podejrzeniem podpalenia altanki na terenie Ogrodu. Ponadto poruszone zostały sprawy związane z umieszczeniem na bramce wejściowej do bramki oznaczenia wskazującego na przechowywanie butli z gazem w altanie. Tego typu działanie miałoby umożliwić lepsze przygotowanie funkcjonariuszy Straży Pożarnej uczestniczącej w akcji gaśniczej. Większość członków zarządu nie podzielała pomysłu Michała Dymka, ponieważ tego typu wywieszanie informacji w widocznym miejscu mogło by skłaniać potencjalnych złodziei do działania.
W dalszej części posiedzenia omówiono realizację zadania z przeprowadzonej inwentaryzacji na terenie Ogrodu, która miała miejsce w dniu 26 października 2019 r. w obecności: Krystiana Kopycińskiego, Dariusza Miotłowskiego, Adriana Wasilki, Andrzeja Zaparta, Jana Fiodorowicza. Przeprowadzona inwentaryzacja ustaliła stan majątku na kwotę 191 725,44 zł. Ponadto w trakcie pracy komisji sporządzony został protokół umorzenia środków trwałych na kwotę: 9 161,99 zł, co w konsekwencji stan majątku Ogrodu na 2019 r. wynosi 182 563,45 zł.
Poruszono temat zamknięcia bramy głownej w środy, co jest uwarunkowane coraz częstszymi opadami deszczu. Zamknięcie bramy głównej podyktowane jest tym, że stan techniczny drogi głównej uległ znacznemu pogorszeniu. W dalszej części prezes zarządu przedstawił pomysł dofinansowania o 10 tyś zł drogi głównej. Renowacja miała by polegać na dosypaniu tłucznia i jego utwardzeniu. Darek Miotłowski przedstawił propozycje wyłożenia drogi głównej płytami jumbo. Niestety oba pomysły będą musiały poczekać, aż działkowcy dokonają wyminy kabli od altanek do skrzynek elektrycznych.
W dalszej części omówiono sprawy związane ze spotkania Michała Dymka i Grzegorza Drozdowskiego z przedsiębiorcą Stanisławem Wiercińskim UNIFILTER prowadzącym wymianę skrzynek elektrycznych na terenie Ogrodu. Który po mimo wielu prób wzywających na piśmie przedsiębiorcę do usunięcia wadliwie wykonanego połączenia przewodów elektrycznych w skrzynkach elektrycznych oraz po powzięciu porady prawnej w kancelarii prawnej – przedsiębiorca stawił się na spotkanie. Uczestnicy spotkania poinformowali członków zarządu, że podjęte rozmowy z przedsiębiorcą doprowadziły do zawarcia Ugody, której rezultatem było m.in.:
1. zobowiązanie przedsiębiorcy do usunięcia wadliwie wykonanych połączeń w terminie do 30 listopada 2019 r.,
2. montaż brakujących liczników energii elektrycznej w skrzynkach elektrycznych,
3. wmiana spalonej skrzynki elektrycznej.
Podczas posiedzenia członkowie zarządu postanowili aby wymiana przewodów elektrycznych doprowadzające prąd od altan do skrzynek elektrycznych zostały została przeprowadzona w 2020 r.
Podjęto Uchwały:
· Odwołania dyżurów w ogrodzie,
· Przyjęcia w poczet członków Polskiego Związku Działkowców nowych działkowców,
· Wyrażenia zgody na podpisanie umów dzierżawy z nowymi działkowcami,
· Zatwierdzenia umów przeniesienia praw do działek 207, 95,
· Wyrażenia zgody na zakup oprogramowania Microsoft Office na potrzeby funkcjonowania biura, oraz kalendarzy osobistych.
Podczas posiedzenia głos zabrał Michał Dymek, który omówił wykonane zadań przewidzianych w planie na 2019 r. m.in. zakup biura oraz jego wyposażenie, a także montaż instalacji monitoringowej na terenie ogrodu. Prezes zarządu poinformował również o nie wykonaniu zadania w sprawie melioracji ogrodu. Zadanie to będzie realizowane w 2020 r.
W dalszej części posiedzenia Michał Dymek omówił sprawy związane z rozliczanie wodomierzy oraz energii elektrycznej na dzień posiedzenia zarządu poinformował członków, że to zadanie jest w dalszym ciągu nie zakończone głównie rozliczenie zużycia wody ponieważ działkowcy nie przedłożyli stanów z odczytami liczników wodomierzy.
Podczas posiedzenia głos zabrał również Zdzisław Okólski, który poruszył wprowadzenie cyklicznego rozliczania działkowców ze zużytej energii elektrycznej oraz wody w ciągu roku. Takie rozwiązanie niosłoby korzyści po stronie działkowców, którzy mogli by młacić mniejsze rachunki, niż gdy otrzymują rachunek do zapłaty za cały rok. Wobec złożonych propozycji skierował słowa do członków zarządu, aby w 2020 r. dokonać rozliczania wody i prądy w cyklach kwartalnych.
W trakcie posiedzenia omówione zostały tematy dotyczące wygenerowania większej oszczędności za prąd zużywany w części wspólnej Ogrodu m.in. poprzez wyłączanie pomp na okres zimowy. Przedstawiony temat wyłączania pomp na okres zimowy nie został zaakceptowany przez członków zarządu.
Michał Dymek poruszył również tematy dotyczące odrabiania zaległości w opłatach Ogrodowych przez działkowców – podkreślił, że zaległe opłaty ogrodowe muszą być ujęte w planie prac dla działkowców i przedłożone na Walnym Zebraniu PZD.
W dalszej części posiedzenia omówiono sprawy związane z możliwością poszukiwania nowych odbiorców nieczystości z terenu Ogrodu. W sąsiedztwie Ogrodu działalność prowadzą 3 jednostki PUK w Rumi, Sanipor w Gdyni oraz Jagan w Rumii. Członkowie zarządu spodziewają się 100% wzrostu cen w 2020 r. wszystko podyktowane jest tym, że działkowcy nie potrafią segregować śmieci. A odbiorca rozlicza odbiór smieci według cennika na Ekodolinie.
Również omówiono sprawy związane instalacją oświetlenia na terenie Ogrodu oraz monitoringu. Do tego zadania wykorzystane zostaną 3 lampy nieobsadzone. W trakcie rozmów zastanawiano się gdzie należałoby w pierwszej kolejności doświetlić ogród i wytypowano 3 miejsca: na rozwidleniu działki 46 jedna lampa, druga lampa w rejonie działki 231, i trzecia lampa w pobliżu bramy głównej.
Ostatnim punktem posiedzenia było omówienie przez Grzegorza Drozdowskiego Zdzisława Okólskiego zagadnień z odbytego szkolenia, które miało miejsce w dniu 18.11.2019 r. zorganizowanego przez PZD Okręg Pomorski w Gdańsku w ogrodzie Kotwica w Gdyni. Szkolenie poświęcone było zagadnieniom dot. właściwego zorganizowania Walnego Zebrania PZD na 2020 r., gdzie omówiono tematy przygotowania właściwej dokumentacji finansowej, sprawozdań merytorycznych Zarządu ROD i Komisji Rewizyjnej ROD oraz przygotowania propozycji Uchwał, a także właściwego przygotowania dokumentacji w zakresie projektowanych inwestycji ich rozliczenia, dokumentowania odbioru.
Podczas posiedzenia przyjęto uchwały:
· w sprawie upomnienia o zamiarze wypowiedzenia dzierżawy zalegającym w opłatach na rzecz opłat ogrodowych ROD dla 3 działek,
W trakcie posiedzenia Michał Dymek prezes zarządu podziękował wszystkim członkom zarządu za dotychczasowy wkład i zaangażowanie na rzecz Ogrodu. Podziękowania również złożył Zdzisław Okólski – przewodniczący Komisji Rewizyjnej, który życzył w nadchodzącym Nowym Roku 2020 wiele zdrowia i wytrwałości w prowadzeniu Rodzinnego Ogrodu Działkowego w Gdyni.
Podczas posiedzenia przyjęto Uchwały:
· wypłaty kaucji gwarancyjnej przedsiębiorcy Stanisław Wierciński UNIFILTER,
· przyjęcia w poczet członków Polskiego Związku Działkowców nowych działkowców,
· wyrażenia zgody na podpisanie umów dzierżawy z nowymi działkowcami,
· zatwierdzenia umów przeniesienia praw do działki 129,
W sprawach różnych prowadzono dyskusję związaną z pracą bieżącą Gospodarza Ogrodu.